Предпроектное обследование

30% проектов по внедрению информационных технологий – неуспешны.
90% проектов из оставшихся заканчиваются с нарушением сроков, с превышением бюджета, неполным соответствием полученных результатов к намечавшимся.

Такая статистика – результат легкомысленного отношения к предварительной проработке состояния объекта автоматизации. Здесь возникает целый ряд взаимосвязанных вопросов.

  • Нужно ли вообще проводить такое обследование?
  • Какова цель предпроектного обследования?
  • Что заказчик получит в результате?
  • В чем заключается выгода для заказчика?
  • Делать ли предпроектное обследование бесплатно или за деньги?
  • Сможет ли оно окупиться?

Когда предпроектное обследование необходимо 

Обследование можно и не проводить, но если специфика деятельности предприятие велика, то предпроектное обследование проводить нужно обязательно. Еще раз подчеркнем. Необходимость в предпроектном зависит не от величины предприятия, а от степени отличия его бизнес-процессов от типовой конфигурации. Под типовой конфигурацией будем понимать «1С: Управление производственным предприятием 8». Конфигурация ориентирована на дискретное сборочное производство (мебель, тракторы), оптовую торговлю.

Цель обследования – выработать совместно с Заказчиком эффективные направления дальнейшего развития информационной системы управления, дать оценку существующих у Заказчика способов и методов учета.

Результаты предпроектного обследования

По результатам обследования заказчик получает:

  • список существующих в компании бизнес-процессов и требования к ним;
  • оценку соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы автоматизации реальным бизнес-процессам заказчика;
  • бюджет и график реализации проекта автоматизации с учетом доработок системы под уникальные особенности бизнес-процессов заказчика;
  • стоимость программного обеспечения (лицензии) и техники (сервера), которые будет необходимо приобрести заказчику для полноценного функционирования новой системы автоматизации;
  • оценку требуемых ресурсов (технических, трудовых), которые будут нужны на этапе внедрения системы;
  • рекомендации по оптимизации существующих бизнес-процессов (опыт предыдущих внедрений);
  • оценку возможных рисков, которые могут повлиять на качество работы;
  • предложения по оптимизации затрат на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами.

В таблице 1 приведен пример содержания отчета по предпроектному обследованию.

Таблица 1. Пример содержания отчета по предпроектному обследованию

СОДЕРЖАНИЕ
Информация об отчете 2
Цель предпроектного обследования 5
Предмет и границы автоматизации 6
Методы обследования 8
Краткая характеристика объекта автоматизации 9
Требования к аппаратно-программному обеспечению 10
Результаты предпроектного обследования 14
Общие требования 14
Бухгалтерский учет по рсбу и отчетность 16
-Бухгалтерский учет внеоборотных активов 16
-Учет основных средств 16
-Учет нематериальных активов 17
-Учет вложений во внеоборотные активы 18
-Бухгалтерский учет оборотных активов 19
-Учет тмц 19
-Материалы 20
-Товары 21
-Готовая продукция 21
-Учет затрат на производство и продажу 22
-Общие требования 22
-Учет расходов основного производства 24
-Учет расходов вспомогательных производств 25
-Учет общехозяйственных расходов 25
-Учет расходов обслуживающих производств и хозяйств 25
-Учет расходов на продажу 26
-Учет расходов будущих периодов 26
-Учет финансовых инвестиций 27
-Учет расчетов по кредитам и займам 27
-Учет денежных средств 28
-Учет безналичных денежных средств 28
-Учет кассовых операций 29
-Учет расчетов 31
-Учет расчетов с подотчетными лицами 31
-Учет расчетов с поставщиками 31
-Учет расчетов с покупателями 35
-Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами 35
-Учет расчетов с бюджетом по налогам и сборам 36
-Учет расчетов с персоналом по прочим операциям 36
-Учет налога на прибыль 36
-Бухгалтерский учет финансовых результатов 38
-Выручка и себестоимость продаж основной деятельности 38
-Прочие доходы и расходы 39
-Использование прибыли 40
-Расчеты по оплате труда 40
Материально-техническое снабжение 42
Управление денежными средствами 43
Бюджетирование 44
Управление закупками и складскими запасами, srm 46
Управление продажами, crm 46
Управление автотранспортом 47
Управление затратами и расчет себестоимости 48
Управление персоналом 49
Управление производством 50
Первичные документы и выходные формы 51
-Первичные документы, предусмотренные законодательством 51
-Выходные формы, предусмотренные законодательством 51
-Налоговые выходные формы 52
Ориентировочная предварительная оценка стоимости работ 53
График внедрения управленческого учета 57
График внедрения бухгалтерского учета 58

Основная задача предпроектного обследования заключается в определении стоимости работ и сроков их выполнения. Не нужно думать, что на этой стадии формируется детальное задание на доработку типовых механизмов системы с учетом требований заказчика. Техническое задание (подробное руководство к кодированию и внедрению системы) выполняется на стадии проектирования.

Технология выполнения предпроектного обследования заключается в составлении списка бизнес-процессов заказчика и оценке степени автоматизации их в типовой конфигурации. Пример приведен в таблице 2.

Таблица 2. Пример предпроектного обследования

Требование Заказчика
Степень реализации в 1С:Предприятии 8.1
Требуемые доработки в 1С:Предприятии 8.1
   
Оценка
Комментарии
Описание
1
Необходимо предусмотреть возможность ведения учета в разрезе следующих аналитических признаков: группа/подгруппа учета; по наименованиям с их отличительными признаками (марка, артикул, сорт и т.п.); по количеству и элементам затрат; по местам хранения; по МОЛ.
Частично
Каждый объект складского учета характеризуется номенклатурой и значением характеристик – определенным набором значений свойств, отличающим ее от других объектов. Количественный учет на складах ведется в единице хранения остатков. Учет в разрезе МОЛ не ведется.
Понятие МОЛ поддерживается только для ОС. Для спецодежды (спецоснастки) используется работник организации. Заказчику достаточно вести учет в разрезе складов. Доработка не требуется.
2
Инвентаризация собственных (купленных) товаров
Полностью
   
3
Для учета расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов применяется бухгалтерский счет 16 «Транспортно-заготовительные расходы» с группировкой расходов и аналитическим учетом в соответствии и группировкой материалов, учитываемых на бухгалтерском счете 10 «Материалы».
Отсутствует
В плане счетов типовой конфигурации предусмотрен счет 16 «Отклонение в стоимости товаров». Учет на счете не автоматизирован.
Нужна разработка Документа для реализации способа распределения счета 16 по алгоритму Заказчика.

Для того чтобы качественно выполнить предпроектное обследование, нужно хорошо знать типовую конфигурацию, иметь опыт ее внедрения, положительные отзывы от заказчиков.

Этапы предпроектного обследования

Обследование выполняется в два этапа. На первом этапе определяется стоимость работ проекта при подходе к автоматизации процессов «как есть», т.е. без оптимизации затрат. На втором этапе заказчик и исполнитель принимают решение, какие из существующих процессов можно изменить, чтобы достичь их полного соответствия типовой конфигурации, либо достичь соответствия при минимальных доработках типовых механизмов. Определяют какие работы заказчик сможет выполнить самостоятельно (обычно это написание инструкций). Этот этап предпроектного самый ценный для заказчика, он позволяет сэкономить в дальнейшем значительные суммы.

После такого небольшого реинжиниринга процессов определяется окончательная стоимость проекта (таблица 3) и составляется график работ, который делится на этапы. В таблице 4 представлен пример графика работ по управленческому учету, который разделен на двенадцать этапов. Один этап ориентировачно занимает один месяц.

Таблица 3. Предварительная оценка стоимости работ по управленческому учету

Наименование
Проектирование
Кодирование
Обучение и внедрение
Итого
Сумма
Управление проектом      
200
 
Управленческий учет на основе бухгалтерского плана счетов
225
320
265
810
 
-Учет внеоборотных активов
20
30
20
70
 
-Учет ТМЦ
20
30
40
90
 
-Готовая продукция
20
40
20
80
 
-Учет затрат на производство и продажу
30
40
30
100
 
-Учет расчетов по кредитам и займам
30
40
30
100
 
-Учет денежных средств
5
10
20
35
 
-Учет расчетов с подотчетными лицами
5
10
20
35
 
-Учет расчетов с поставщиками
20
20
20
60
 
-Учет расчетов с покупателями
30
50
30
110
 
-Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами
20
5
10
35
 
-Учет расчетов с персоналом по прочим операциям
5
5
5
15
 
-Бухгалтерский учет финансовых результатов
10
20
10
40
 
-Расчеты по оплате труда
10
20
10
40
 
Материально-техническое снабжение
50
30
100
180
 
Управление денежными средствами
110
200
100
410
 
Бюджетирование
300
400
300
1000
 
Управление закупками и складскими запасами, SRM
100
100
100
300
 
Управление автотранспортом
70
180
120
370
 
Управление продажами, CRM
200
400
200
800
 
Управление затратами и расчет себестоимости
250
450
300
1000
 
Управление персоналом
30
80
80
190
 
Управление производством
100
200
130
430
 
Итого с НДС          

Таблица 4. График внедрения управленческого учета

Наименование
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Управленческий учет на основе бухгалтерского плана счетов                        
-Учет внеоборотных активов                        
-Учет ТМЦ                        
-Готовая продукция                        
-Учет затрат на производство и продажу                        
-Учет расчетов по кредитам и займам                        
-Учет денежных средств                        
-Учет расчетов с подотчетными лицами                        
-Учет расчетов с поставщиками                        
-Учет расчетов с покупателями                        
-Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами                        
-Учет расчетов с персоналом по прочим операциям                        
-Бухгалтерский учет финансовых результатов                        
-Расчеты по оплате труда                        
Материально-техническое снабжение                        
Управление денежными средствами                        
Бюджетирование                        
Управление закупками и складскими запасами, SRM                        
Управление автотранспортом                        
Управление продажами, CRM                        
Управление затратами и расчет себестоимости                        
Управление персоналом                        
Управление производством                        

На этом предпроектное обследование считается законченным.

Оптимизация расходов на обследование

Итак, предпроектное обследование позволяет определить стоимость проекта автоматизации. Чем выше профессионализм исполнителя, тем точнее будет определена эта сумма. Но погрешность в оценке бывает всегда. Возникает она в результате следующих причин:

  • описаны не все бизнес-процессы (оплачено недостаточное количество времени на предпроектное обследование, не предоставлена информация заказчиком);
  • бизнес-процессы описаны не точно (недостаточная квалификация исполнителя и/или заказчика);
  • неверно оценен объем работ по автоматизации бизнес-процессов (недостаточная квалификация исполнителя).

На рисунке 1 приведен график зависимости погрешности, допущенной при определении стоимости проекта от стоимости самого предпроектного обследования (времени его проведения).

Рисунок 1. Уровень погрешности стоимости проекта от стоимости предпроектного исследования

Качество предпроектного зависит от времени его выполнения, а значит и от его стоимости.

Часть работ проводится в офисе заказчика, вторая часть выполняется в офисе исполнителя. Регламентирована пропорция этих часов - 1:2. Средний проект выполняется неделю у заказчика (40 часов) и две недели в своем офисе (80 часов). Тариф на первую половину 2010 года составляет 600 рублей в час. Таким образом, в среднем стоимость предпроектного обследования составляет 72 000 рублей. Длится предпроектное месяц-полтора (календарный срок).

В компании различают три стадии исполнения предпроектного исследования:

  • экспресс-диагностика (желтый цвет на рисунке); 
  • предпроектное обследование (зеленый цвет); 
  • контрольный пример (синий цвет). 

На первой стадии выполняется экспресс-диагностика. Как правило, она длится 4-8 часов. В результате принимается решение о целесообразности предпроектного обследования и его продолжительности. Для небольших проектов часто достаточно этой первой стадии для определения стоимости проекта. Погрешность может составлять до 50%. Для экспресс-диагностики заказчик должен предоставить:

  • учетную политику,
  • коллективный договор,
  • регламентную отчетность по управленческому учету,
  • регламенты работы с покупателями и поставщиками,
  • схемы мотивации и другое.

Очень важно обеспечить исполнителю доступ к базам данных (копии или удаленно). Исполнитель выдает заказчику опросные листы для бухгалтерского учета.

На второй стадии выполняется собственно предпроектное обследование. Как видно из графика, первые дни дают хороший градиент падения погрешности. Последние дни, когда описаны все бизнес-процессы - точность повышается только за счет уточнения деталей внутри процессов, декомпозиции их.

Как оптимально установить срок выполнения предпроектного обследования? 

После выполнения экспресс-диагностики можно пойти двумя путями:

1. Если заказчик хочет жестко фиксировать бюджет на выполнение предпроектного обследования, то составляется договор в котором оговаривается тариф и объем часов по работам исполнителя, в рамках которых он должен сформировать отчет о предпроектном обследовании. Чем меньше будет заложено часов, тем выше будет погрешность оценки затрат на проект.

2. В договор на предпроектное закладывается тариф на работы, но объем часов определенный по результатам экспресс-диагностики не считается окончательным. Полная стоимость работ определяется по факту. Часы работы в офисе заказчика контролируются им. Когда обе стороны придут к выводу, что интервью получено по всем процессам, то исполнитель переходит на режим работы в своем офисе. На работу в офисе планируется времени в два раза больше, чем у заказчика. Продолжается уточнение полученной информации. Составляется отчет.

Иногда принимается решение о частичной замене предпроектного обследования контрольным примером. Фактически это обучение типовой конфигурации, в процессе которого выясняется специфика функционирования заказчика. Контрольный пример позволяет более точно провести предпроектное обследование, при этом отпадает необходимость обучения персонала в будущем. Однако на такой подход требуется гораздо большее время.

Погрешность предпроектного редко может быть меньше 20%. При этом тенденция отклонения обычно в сторону увеличения. Это связано не только с качеством проведения предпроектного, но и с тем фактом, что процессы заказчика постоянно подвергаются изменению.

Часто на основе предпроектного заказчик проводит тендер, высылая результаты предпроектного потенциальным исполнителям без указания объемов и стоимости работ.

Выводы

Проанализировав данную информацию, можно дать ответы на поставленные вначале статьи вопросы.

  • При предполагаемой сумме проекта более 500 000 рублей проводить обследование крайне рекомендуется. 
  • Цель предпроектного – успешно выполнить проект.
  • Результат предпроектного обследования – объем, сроки и стоимость работ проекта.
  • Предпроектное обследование может сэкономить 20-40% от стоимости проекта.
  • Часто экспресс-диагностика выполняется бесплатно. Само предпроектное не может быть бесплатным, так как требует значительного времени специалистов высокой квалификации.
  • Уровень квалификации, опыта исполнителя на предпроектном обследовании не менее важен, чем на самом проекте.